Comment gérer les heures supplémentaires lors de l'approbation des feuilles de temps?
Rédigé par Équipe Nutcache
Mis à jour le
La banque d'heures vous permet d'ajouter les heures travaillées en surplus à la banque d'un membre, ou d'utiliser des heures en banque pour compenser des heures manquantes lors de l'approbation d'une feuille de temps.
Lorsque les heures travaillées d'un membre diffèrent de ses heures de travail par défaut, Nutcache peut demander à l'approbateur de décider si l'écart doit avoir un impact sur la banque d'heures.
Disponibilité : La banque d'heures est offerte avec le forfait Entreprise.
Qui peut gérer les heures supplémentaires?
Les heures supplémentaires peuvent être gérées lors de l'approbation des feuilles de temps par :
les administrateurs et les propriétaires, pour tous les membres;
les gestionnaires de projet, pour les membres et les feuilles de temps qu'ils sont autorisés à gérer.
Où gérer les heures supplémentaires?
Accédez à : Suivi du temps → Approbations
Selon les paramètres de votre entreprise, les feuilles de temps peuvent être approuvées :
à la journée et à la semaine; ou
à la semaine seulement.
Le mode d'approbation des feuilles de temps se configure dans :
Paramètres de l'entreprise → Paramètres → Feuille de temps
Comment les heures supplémentaires sont-elles calculées?
Lorsqu'une feuille de temps est approuvée, Nutcache compare les heures travaillées du membre à ses heures de travail par défaut.
Seules les heures travaillées sont utilisées pour ce calcul. Les heures facturables ne déterminent pas l'impact sur la banque d'heures.
Pour les approbations quotidiennes, Nutcache compare les heures travaillées du membre à ses heures quotidiennes par défaut.
Pour les approbations hebdomadaires, Nutcache compare le total des heures travaillées à ses heures hebdomadaires par défaut.
Nutcache détermine les heures par défaut applicables dans l'ordre suivant :
les heures de travail par défaut du membre, si elles sont définies;
les heures de travail par défaut de l'entreprise, si elles sont définies;
la valeur par défaut du système, soit 40 heures par semaine ou 8 heures par jour du lundi au vendredi.
Approuver une feuille de temps sans écart d'heures
Si les heures travaillées du membre sont égales à ses heures par défaut, la feuille de temps est approuvée normalement. Aucune fenêtre de confirmation n'est affichée et la banque d'heures n'est pas modifiée.
Exemple
L'horaire hebdomadaire par défaut d'un membre est de 40 heures et il a travaillé 40 heures. La semaine est approuvée pour 40 heures et aucune modification n'est apportée à la banque d'heures.
Approuver des heures supplémentaires
Lorsqu'un membre travaille plus que ses heures par défaut, Nutcache affiche une fenêtre de confirmation au moment de l'approbation.
Une feuille de temps hebdomadaire de 42 heures travaillées, pour une semaine par défaut de 40 heures.
Deux options s'offrent à vous.
La fenêtre de confirmation permet d'approuver toutes les heures travaillées ou d'ajouter les heures supplémentaires à la banque d'heures.
Approuver toutes les heures travaillées
Le membre est approuvé pour toutes les heures travaillées. La banque d'heures n'est pas modifiée.
Exemple
Heures hebdomadaires par défaut : 40 heures
Heures travaillées : 44 heures
Si vous approuvez toutes les heures travaillées, la feuille de temps est approuvée pour 44 heures et la banque d'heures reste inchangée.
Ajouter les heures supplémentaires à la banque d'heures
Le membre est approuvé pour ses heures par défaut, et l'écart est ajouté à sa banque d'heures.
Avec le même exemple :
Heures hebdomadaires par défaut : 40 heures
Heures travaillées : 44 heures
La feuille de temps est approuvée pour 40 heures, et 4 heures sont ajoutées à la banque d'heures.
Lorsque des heures sont ajoutées à la banque, une section Heures supplémentaires apparaît sur la feuille de temps approuvée pour indiquer l'ajustement.
Approuver des heures manquantes
Lorsqu'un membre travaille moins que ses heures par défaut, Nutcache affiche également une fenêtre de confirmation. Deux options s'offrent à vous.
Lorsqu'il manque des heures, vous pouvez approuver uniquement les heures travaillées ou utiliser des heures de la banque.
Approuver uniquement les heures travaillées
Le membre est approuvé pour le nombre réel d'heures travaillées. La banque d'heures n'est pas modifiée.
Exemple
Heures hebdomadaires par défaut : 40 heures
Heures travaillées : 36 heures
Si vous approuvez les heures réellement travaillées, la feuille de temps est approuvée pour 36 heures et la banque d'heures reste inchangée.
Utiliser des heures de la banque d'heures
Le membre est approuvé pour ses heures par défaut, et les heures manquantes sont retirées de sa banque d'heures.
Avec le même exemple :
Heures hebdomadaires par défaut : 40 heures
Heures travaillées : 36 heures
La feuille de temps est approuvée pour 40 heures, et 4 heures sont retirées de la banque d'heures.
L'ajustement est également affiché dans la section Heures supplémentaires de la feuille de temps approuvée.
Une fois la feuille approuvée, la section Heures supplémentaires indique l'ajustement apporté à la banque (ici, −3:00).
Approbation quotidienne ou hebdomadaire
Le calcul des heures supplémentaires dépend du mode d'approbation de la feuille de temps.
Approbation quotidienne
Chaque journée est évaluée séparément.
Avec l'approbation quotidienne, chaque journée peut être approuvée ou rejetée séparément. Ici, le vendredi compte 10 heures travaillées pour une journée par défaut de 8 heures.
Par exemple, si la journée par défaut d'un membre est de 8 heures et qu'il travaille 10 heures, l'approbateur peut :
approuver les 10 heures travaillées sans modifier la banque d'heures; ou
approuver 8 heures et ajouter les 2 heures restantes à la banque d'heures.
La même logique s'applique lorsque le membre travaille moins que ses heures quotidiennes par défaut.
Approbation hebdomadaire
Nutcache compare le nombre total d'heures travaillées pendant la semaine aux heures hebdomadaires par défaut du membre.
Ainsi, des heures plus élevées une journée peuvent compenser des heures moins élevées une autre journée avant le calcul de l'écart hebdomadaire.
Effet de la date de début de la banque d'heures sur les approbations
Chaque membre peut avoir une date de début de la banque d'heures, configurée dans : Membres → Informations du membre → Paramètres de la banque d'heures
La date de début de la banque d'heures se configure dans les paramètres de la banque d'heures de la fenêtre Informations du membre.
La banque d'heures ne s'applique pas aux activités antérieures à cette date.
Avant la date de début
Les approbations de feuilles de temps sont traitées comme des heures payées régulières.
Aucune fenêtre de confirmation de la banque d'heures n'est affichée;
La banque d'heures n'est pas modifiée;
Aucune activité de banque d'heures n'est créée pour l'approbation.
À partir de la date de début
Le processus normal d'approbation des heures supplémentaires s'applique. Si les heures travaillées diffèrent des heures par défaut applicables, l'approbateur peut décider si l'écart doit avoir un impact sur la banque d'heures.
Lorsque la date de début tombe au milieu d'une période
Pour les approbations quotidiennes, chaque journée est évaluée séparément. Les journées antérieures à la date de début n'ont pas d'impact sur la banque. Les journées à partir de la date de début suivent le processus normal d'approbation des heures supplémentaires.
Pour les approbations hebdomadaires, la semaine entière est traitée comme une seule période d'approbation. Si la date de début de la banque d'heures tombe n'importe quand pendant la semaine, toute la semaine devient admissible à la décision concernant la banque d'heures.
Que se passe-t-il lorsqu'une approbation est annulée?
Si vous annulez l'approbation d'une feuille de temps qui avait modifié la banque d'heures, Nutcache annule cet ajustement.
La section des heures supplémentaires est retirée de la feuille de temps, les heures travaillées d'origine sont rétablies s'il y a lieu, et le solde de la banque d'heures est recalculé.
Chaque approbation, annulation ou modification est consignée dans l'onglet Banque d'heures du membre, avec son impact sur la banque.
Approuver une semaine complète après l'approbation de journées individuelles
Si certaines journées d'une semaine ont déjà été approuvées individuellement et que vous approuvez ensuite la semaine complète, Nutcache recalcule les heures supplémentaires à partir du total hebdomadaire.
Les ajustements quotidiens précédents peuvent donc être annulés ou remplacés par un nouvel ajustement hebdomadaire.
Si le total des heures travaillées dans la semaine est égal aux heures hebdomadaires par défaut, aucun ajustement n'est nécessaire, et toutes les heures ajoutées à la banque ou retirées de celle-ci lors des approbations quotidiennes sont annulées.
Feuilles de temps déjà approuvées
Lors de l'introduction du nouveau comportement d'approbation des heures supplémentaires, les feuilles de temps déjà approuvées ne sont pas présentées de nouveau aux approbateurs.
Pour les approbations antérieures :
les feuilles de temps approuvées avant la date de début de la banque d'heures du membre sont traitées comme des heures payées et n'ont pas d'impact sur la banque;
les feuilles de temps approuvées à partir de la date de début sont traitées selon le comportement des heures supplémentaires en vigueur au moment de leur approbation initiale.
Aucune fenêtre de confirmation rétroactive n'est affichée.
Renseignements importants
Seules les heures travaillées sont utilisées pour calculer les heures supplémentaires.
Un ajustement n'est effectué que si les heures travaillées diffèrent des heures par défaut applicables et que l'approbateur choisit de modifier la banque.
Approuver les heures réellement travaillées ne modifie pas la banque d'heures.
Annuler ou modifier une approbation peut annuler un ajustement existant.
La date de début de la banque d'heures d'un membre détermine le moment où le suivi des heures supplémentaires commence.
Pour consulter en un coup d'œil le solde de tous les membres, ouvrez l'onglet Banque d'heures du Suivi du temps.
L'onglet Banque d'heures du Suivi du temps affiche le solde actuel et le dernier jour approuvé de chaque membre.
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