L'élaboration d'un budget assure au responsable du projet une meilleure compréhension de la façon dont les ressources financières et humaines sont utilisées dans l'exécution du projet.

Dans Nutcache, le module Projet (1) vous permet de suivre votre projet et son Budget (2) en un seul endroit pratique.

Avant d’établir un budget pour un projet, il faut d’abord définir si le budget sera basé sur des heures, des montants ou des coûts.

Pour cette option, il est important de définir le type, ou la portée, du budget.

Pour un budget basé sur les montants, cliquez ici.

Pour un budget basé sur les coûts, cliquez ici.

Global

Comme son nom l'indique, un budget de type global s’applique à l'ensemble du projet.

Par membre/service/liste de tâches

Un budget de type par membre, par service ou par liste de tâches permet un suivi plus détaillé de votre activité. Que ce soit par membre, par service ou par liste de tâches, vous devez définir pour chacun un budget spécifique (en termes d’heures) en cliquant sur le bouton Définir le budget du membre/service/liste de tâches (3).

Considérer seulement les heures facturables

Sélectionnez cette option si vous désirez que le budget tienne en compte que les heures travaillées facturables et non l'ensemble des heures travaillées.

Une fois ces paramètres initiaux définis, le budget s'actualisera au fur et à mesure que vous consignerez des entrées de temps, des dépenses et que vous facturerez vos clients; de nombreux indicateurs de performance vous permettront d’en suivre son avancement.

La ligne pointillée du graphique principal illustre le seuil du budget défini. Lorsque la ligne pointillée devient rouge, c'est que le seuil est dépassé.

Une option Actualiser en haut de la fenêtre permet de générer à nouveau le graphique si vous effectuez des modifications aux éléments (heures travaillées, dépenses, etc.) utilisés dans le calcul du budget.

Les indicateurs de performance du projet se divisent en 5 catégories :

L’avancement

Cet indicateur graphique démontre l'état de l'avancement global du budget (en pourcentage) en fonction des paramètres préalablement définis. Il vous informe également sur le budget consommé (en heures ou montants) VS le budget restant.

Les heures

Ce graphique illustre la différence entre les heures travaillées et les heures facturables reliées à votre projet.

Les coûts

Le total des coûts affichés est composé des dépenses inhérentes au projet (achat de matériel par exemple) et des coûts de main-d'oeuvre (salaires).

La facturation

Cet indicateur expose le montant total facturable lié au projet décliné en montant facturé à date et montant restant à facturer.

La rentabilité

La rentabilité d'un projet se présente sous deux formes : la rentabilité réelle obtenue par le montant facturé à date VS l'ensemble des coûts; et la rentabilité projetée qui elle découle du montant facturable VS l'ensemble des coûts.

Quant au ratio, une valeur de "1" représente un projet sans perte ni bénéfice. Toutes valeurs inférieures représentent un projet à pertes. À l'inverse, toutes valeurs supérieures indiquent un projet rentable.

La section membres offre une vue d'ensemble de tous les membres affectés au projet. Pour chacun d'entre eux, vous êtes informé sur le budget qui leur est alloué, le taux horaire facturable, le coût horaire de chaque membre, le nombre d'heures restant, le pourcentage d'avancement, le coûts de main-d'oeuvre (coût horaire x heures travaillées) et les montants facturables.

Cette section contient tous les services liés au projet. Pour chacun d'eux, vous obtenez des informations sur le taux, les heures travaillées, les heures facturables, les coûts de main-d'œuvre (coût horaire x heures travaillées), les montants, le budget, les heures restantes et la progression.

La même idée s'applique à la vue par liste de tâches : vous pouvez obtenir toutes les informations dont vous avez besoin pour chaque liste de tâches à l'intérieur de votre projet.

Le contrôle continu de la performance d’un projet peut être effectué grâce aux alertes qui vous permettent de définir divers seuils (en pourcentage) dans l’atteinte d’un budget. Lorsqu'un seuil est atteint, une alerte est déclenchée et vous est transmise afin de vous informer de la progression du budget. Bref, les alertes vous aident à mieux suivre l'avancement de votre projet.

La création d’une alerte

Nutcache vous permet de définir des alertes qui affecteront l'ensemble du projet mais qui se baseront soit sur les heures, les montants ou les coûts (Global - heures/montants/coûts) du budget du projet. Il est également possible de définir des alertes plus spécifiques à des membres qui se baseront sur les heures travaillées de ces derniers (Membre - heures).

L'écran qui s'affiche vous invite à sélectionner le type d’alerte désiré (global ou par membre), à définir le pourcentage du seuil à atteindre, à saisir une description pour votre alerte, puis à spécifier les destinataires qui recevront une alerte lorsque le seuil sera atteint (vous devez entrer l'adresse email des destinataires désignés). Lorsqu'un seuil est atteint, une alerte est envoyée à le ou les destinataires qui pourront apporter les actions nécessaires.

Nutcache vous permet de créer autant d’alertes que vous le désirez afin de suivre votre budget plus étroitement.

En plus des indicateurs graphiques liés aux projets, Nutcache offre des rapports qui permettent de suivre encore plus étroitement l’avancement des projets.