Aperçu

L'une des activités les plus importantes pour toute organisation est de suivre le temps passé par le personnel sur différentes tâches et projets. De cette façon, toute entreprise peut mieux gérer les ressources et éviter les goulots d'étranglement dans le processus de travail.

Dans cet article, vous apprendrez à enregistrer correctement vos entrées de temps et à remplir une feuille de temps parfaite en fonction du travail que vous avez effectué.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité?

Cette fonctionnalité est disponible pour les membres Entreprise ayant le statut de membre régulier ou supérieur.

Comment accéder à cette fonctionnalité?

La fonctionnalité de feuille de temps (2) se trouve sous le module de Suivi du temps (1) dans le menu de gauche de votre application. La feuille de temps n'est disponible que pour les utilisateurs Entreprise.

Comment compléter une feuille de temps?

L'enregistrement du temps passé sur chaque tâche est très intuitif et simple dans Nutcache. Tout d'abord, vous devez définir la plage de dates pour laquelle vous souhaitez enregistrer l'heure. Cliquez sur la flèche droite ou gauche (<,>) ou cliquez directement sur les dates pour passer plus rapidement à la période souhaitée. Vous pouvez toujours revenir à la journée en cours en cliquant sur le bouton Aujourd'hui.

Comment enregistrer ses heures travaillées?

Après avoir défini la bonne période, vous avez 2 options pour compléter votre feuille de temps. Vous pouvez soit ajouter une ligne (1) puis enregistrer vos heures de travail pour chaque jour de la semaine, soit procéder plus rapidement en dupliquant la feuille de temps de la semaine précédente (2), ou n'importe quelle autre semaine de votre choix (3). Notez que les entrées de temps de type jour férié ne peuvent pas être dupliquées.

Lors de la duplication d'une semaine passée, la configuration de vos lignes sera évidemment copiée de la même manière que vous l'avez fait auparavant. Mais lorsque vous créez une nouvelle ligne, vous devrez sélectionner un projet, un service, une liste de tâches et également la tâche ou la sous-tâche pour laquelle vous saisirez votre temps. Vous pouvez également ajouter cette ligne à une liste de Favoris pour faciliter leur ajout ultérieur dans votre feuille de temps. En effet, lorsque vous créez et ajoutez une nouvelle ligne à votre feuille de temps, vous pouvez la définir comme favorite. Ainsi, la prochaine fois que vous devrez remplir une feuille de temps, il vous suffira d'appeler une ligne favorite et elle apparaîtra dans la feuille de temps avec tous ses détails.

REMARQUE : vous pouvez désormais ajouter une entrée de temps directement sur une sous-tâche, et les sous-tâches peuvent être ouvertes à partir de la feuille de temps en cliquant dessus :

Une fois que vous avez ajouté vos lignes, vous pourrez trier les entrées de temps par nom de projet, nom de client ou jour de l'entrée de temps.

Dans le processus d'ajout de ignes et de comptabilisation des entrées de temps, vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer les week-ends (1) de votre feuille de temps et également d'ajouter des notes (2) pourchaque entrée de temps.

REMARQUE : Vous pouvez également ajouter des lignes pour les jours fériés et les congés si ces paramètres sont configurés dans le module Organisation . Le premier ne peut être modifié que par les administrateurs et le second vous montrera le temps restant une fois que vous commencerez à y ajouter des heures.

Vous pouvez également supprimer des lignes en survolant l'extrémité droite de celle-ci et en cliquant sur l'icône de la corbeille qui apparaît :

La feuille de temps affiche le nombre total d'heures de travail pour chaque jour ainsi que pour toute la semaine. La feuille de temps met en évidence la différence entre le nombre total d'heures travaillées et les heures de travail facturables.

L'icône d'alerte indique un écart entre les heures travaillées et les heures facturables. Pour apporter des modifications à la saisie de l'heure, cliquez sur l'icône d'alerte.

Le décompte sur la pastille indique le nombre d'entrées de temps pour une même journée. Pour afficher et modifier les entrées de temps, cliquez sur la pastille .

Après avoir vérifié l'exactitude des informations affichées, cliquez sur le bouton Envoyer la semaine pour transmettre la feuille de temps à la personne responsable des approbations. Vous pouvez annuler l’envoi pour approbation (cliquez sur le bouton Annuler la semaine) tant que la feuille de temps n'a pas encore été approuvée.

Si l'option d’envoi de votre feuille de temps est configurée sur Quotidien + hebdomadaire dans les paramètres de votre organisation, vous pourrez transmettre (et également approuver, si vous êtes un administrateur) les entrées de temps pour une journée en survolant le nombre total d'heures quotidiennes.

REMARQUE : Une feuille de temps qui a été envoyée ne peut être modifiée que si elle n'a pas été approuvée par le chef de projet ou le chef d'équipe. Une fois qu'une feuille de temps a été approuvée, elle ne peut plus être modifiée par la personne qui l'a transmise.

Une feuille de temps qui contient des entrées de temps grisées signifie qu'elle n'a pas encore été transmise pour approbation.

Les entrées de temps jaunes indiquent que la feuille de temps a été transmise et est en attente d'approbation ou de rejet.

Les entrées de temps rouges signifient que la feuille de temps a été rejetée.

Les entrées de temps vertes indiquent que la feuille de temps a été approuvée.

Le statut de la feuille de temps se retrouve également dans l'en-tête de la feuille de temps: