La fonctionnalité d'approbation des entrées de temps est accessible sous le module Suivi de temps dans le menu de gauche de l'application et n'est disponible que pour les utilisateurs de la version Entreprise.

Mis à part les membres invités, tous les membres Nutcache peuvent utiliser la feuille de temps pour saisir leurs entrées de temps, mais seuls les membres ayant le profil de permissions Gestionnaire de projet ou ayant le rôle de Chef d'équipe peuvent approuver les entrées de temps.

Avant de procéder à l'approbation et validation des entrées de temps, vous devez définir quelques paramètres afin de mieux refléter votre réalité d'affaires. Ces paramètres sont accessibles dans l'écran des paramètres de votre organisation :

Nutcache vous permet de définir le mode d'envoi/approbation des feuilles de temps, soit hebdomadaire ou quotidien + hebdomadaire, ainsi que le type de notification à envoyer lors d'une approbation ou d'un rejet d'une feuille de temps.

Lorsque tous les membres de votre équipe ont saisi leurs entrées de temps, l'étape suivante consiste à soit les approuver, soit les rejeter.

1- Cliquez sur l'icône Filtre pour sélectionner l'équipe pour laquelle vous souhaitez approuver le temps. Par défaut, toutes les équipes sont affichées. Les propriétaires et les administrateurs ont la possibilité d'afficher tous les membres, sans tenir compte des équipes.

2- Ensuite, sélectionnez la période pour laquelle vous désirez valider les feuilles de temps. Pour sélectionner la période désirée, cliquez sur les petites flèches de défilement ou cliquez directement sur les dates pour une sélection plus rapide.

3- Définissez la vue des entrées de temps désirée, soit par projet, par client ou par date de saisie.

Le statut de la feuille de temps. En cliquant sur le bouton de statut de la feuille de temps, vous pouvez soit approuver, soit rejeter la feuille de temps.

L’avancement des heures travaillées. La barre de progression des heures de travail peut prendre l'une des couleurs suivantes :

Grise : le membre n'a pas encore complété ses heures de travail hebdomadaires.

Verte : le membre a complété ses heures de travail hebdomadaires.

Rouge : le membre a excédé ses heures de travail hebdomadaires.

NOTE: le membre peut définir ses heures de travail hebdomadaires par défaut à partir de sa fiche de maintenance.

L’icône de notification. Cette icône permet à la personne qui approuve le temps d'envoyer un rappel au membre pour qu'il complète sa feuille de temps. L'icône de notification sera réinitialisée une fois que la feuille de temps aura été approuvée.

L'écran Approbation affiche les entrées de temps totales pour chacun des membres. Pour chaque période, vous pouvez voir :

1- Les tâches effectuées et les projets liés

2- Le nombre d'heures travaillées ainsi que le nombre d'heures facturables

3- L'icône suivante indique une entrée de temps dont les heures facturables sont différentes des heures travaillées.

4- Pour les tâches ayant plusieurs entrées de temps pour une même journée, le décompte des entrées s'affichera.

Après avoir vérifié l'exactitude des informations affichées, cliquez sur le lien «Approuver la semaine». Si certaines informations vous paraissent erronées, cliquez sur le lien «Rejeter la semaine». Si les paramètres de notification ont été activés, une notification sera transmise au membre afin de l'en informer. Si vous avez sélectionné l'option approbation quotidienne, il vous sera possible d'approuver les entrées de temps d'une journée en survolant celle-ci.

Vous pouvez également annuler une approbation/rejet dans le cas où un membre aimerait y apporter des modifications.

IMPORTANT – Une feuille de temps transmise pour approbation peut être modifiée tant que l'administrateur de projet, ou le chef d'équipe, ne l'a pas approuvée. Une fois la feuille de temps approuvée, elle devient verrouillée et par conséquent, ne peut plus être modifiée par le membre qui l'a transmise.

Une feuille de temps qui contient des entrées de temps grisées signifie qu'elle n'a pas encore été transmise pour fins d'approbation.

Les entrées de temps jaunes signifient que la feuille de temps a été transmise et est en attente d'approbation ou de rejet.

Les entrées de temps rouges signifient que la feuille de temps a été rejetée.

Les entrées de temps vertes signifient que la feuille de temps a été approuvée.

Le module Suivi du temps propose de nombreux rapports complets qui vous informent sur l'efficacité de vos équipes et sur le temps utilisé pour compléter les projets. Les rapports de suivi du temps sont accessibles sous le module Rapports dans le menu de gauche de l'application :