La fonctionnalité d'approbation des entrées de temps est accessible sous le module Suivi de temps dans le menu de gauche de l'application et n'est disponible que pour les utilisateurs de la version Entreprise.


Mis à part les membres invités, tous les membres Nutcache peuvent utiliser la feuille de temps pour saisir leurs entrées de temps, mais seuls les membres ayant le profil de permissions Gestionnaire de projet ou ayant le rôle de Chef d'équipe peuvent approuver les entrées de temps.


Définir les paramètres d'approbation

Avant de procéder à l'approbation et validation des entrées de temps, vous devez définir quelques paramètres afin de mieux refléter votre réalité d'affaires. Ces paramètres sont accessibles dans l'écran des paramètres de votre organisation :

Nutcache vous permet de définir le mode d'envoi/approbation des feuilles de temps, soit hebdomadaire ou quotidien + hebdomadaire, ainsi que le type de notification à envoyer lors d'une approbation ou d'un rejet d'une feuille de temps.


Approbation par équipe ou par projet

Lorsque tous les membres de votre équipe ont saisi leurs entrées de temps, l'étape suivante consiste à soit les approuver, soit les rejeter.



1- Choisissez une des deux méthodes d'approbation -- par équipe ou par projet.

2- Sélectionnez l'équipe ou le projet pour lequel vous désirez valider les feuilles de temps passés.

3- Afficher les heures travaillées selon le statut désiré.

4- Ensuite, sélectionnez la période pour laquelle vous désirez valider les feuilles de temps. Pour sélectionner la période désirée, cliquez sur les petites flèches de défilement ou cliquez directement sur les dates pour une sélection plus rapide.


Approbation des feuilles de temps


L'écran Approbation affiche les entrées de temps totales pour chacun des membres. Pour chaque période, vous pouvez voir :

1- Les tâches effectuées et les projets liés

2- Le nombre d'heures travaillées

3- Le nombre d'heures facturables

4- L'icône suivante indique une entrée de temps dont les heures facturables sont différentes des heures travaillées.

5- Pour les tâches ayant plusieurs entrées de temps pour une même journée, le décompte des entrées s'affichera.

Après avoir vérifié l'exactitude des informations affichées, cliquez sur le bouton «Approuver la semaine». Si certaines informations vous paraissent erronées, cliquez sur le lien «Rejeter la semaine». Si les paramètres de notification ont été activés, une notification sera transmise au membre afin de l'en informer. Si vous avez sélectionné l'option approbation quotidienne , il vous sera possible d'approuver les entrées de temps d'une journée en survolant celle-ci.


Vous pouvez également annuler une approbation/rejet dans le cas où un membre aimerait y apporter des modifications.


IMPORTANT
Une feuille de temps transmise pour approbation peut être modifiée tant que l'administrateur de projet, ou le chef d'équipe, ne l'a pas approuvée. Une fois la feuille de temps approuvée, elle devient verrouillée et par conséquent, ne peut plus être modifiée par le membre qui l'a transmise.



Les différents statuts de l'approbation



Une feuille de temps qui contient des entrées de temps grisées signifie qu'elle n'a pas encore été transmise pour fins d'approbation.

Les entrées de temps jaunes signifient que la feuille de temps a été transmise et est en attente d'approbation ou de rejet.

Les entrées de temps rouges signifient que la feuille de temps a été rejetée.

Les entrées de temps vertes signifient que la feuille de temps a été approuvée.



Les rapports de suivi du temps


Le module Suivi du temps propose de nombreux rapports complets qui vous informent sur l'efficacité de vos équipes et sur le temps utilisé pour compléter les projets. Les rapports de suivi du temps sont accessibles sous le module Rapports dans le menu de gauche de l'application :


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