Vous avez déjà eu l'impression de jongler avec des projets et des horaires d'équipe comme un numéro de cirque? Nous savons à quel point il peut être difficile pour un gestionnaire de projet de gérer plusieurs projets en même temps avec un effectif limité.

Le calendrier de gestion de la charge de travail de Nutcache peut être votre arme secrète. Il vous donne une vue d'ensemble claire et visuelle de la capacité de votre équipe, afin que vous puissiez éviter d’en surcharger certains mais que vous assuriez que chacun travaille selon ses forces. Faites glisser et déposez les tâches pour créer un calendrier flexible qui maintient tout le monde sur la bonne voie et vous permet de prioriser les projets en fonction des compétences. Dites adieu aux ajustements à l’aveugle et bonjour à une équipe heureuse et productive!

Les membres ayant le statut de gestionnaire ou supérieur peuvent utiliser l'outil de calendrier de gestion de la charge de travail. Les membres réguliers peuvent consulter leur propre charge de travail et modifier les dates prévues et les temps estimés si les paramètres le permettent.

La fonctionnalité de gestion de la charge de travail est accessible depuis le menu principal à gauche de votre écran.

Le calendrier de gestion de la charge de travail est conçu pour vous aider à visualiser la charge de travail de votre équipe, non pas en fonction des projets, mais des membres individuels de l'équipe. Il est divisé en deux sections principales pour une navigation plus conviviale :

Section des membres (1) : cette section fournit un aperçu de la charge de travail de chaque membre de l'équipe.

Section du calendrier de la charge de travail (2) : cette section vous donne une représentation visuelle de la période choisie.

Depuis la section des membres, vous pouvez voir :

Depuis la section de la charge de travail, vous pourrez visualiser la période de temps que vous avez sélectionnée et avoir une meilleure idée de la charge de travail à laquelle vos membres d'équipe font face pour chaque projet/tâche à tout moment. Voici ce que vous devez savoir sur le code de couleurs :

Jaune : de 0 à 70 % de la charge de travail du membre est utilisée, ce qui signifie que cette personne a encore des heures disponibles pour travailler.

Vert : 70 % à 100 % de la charge de travail du membre est utilisée, ce qui indique que le temps de cette personne est presque entièrement occupé, avec peu ou pas d'heures libres restantes.

Rouge : plus de 100 % de la charge de travail du membre est utilisée, ce qui signifie que cette personne est surchargée et qu'il est nécessaire de réaffecter certaines de ses heures.

Les gestionnaires de projet visent à garder tout le monde au maximum de leur engagement dans les projets, donc le vert est le statut idéal. Si un membre de l'équipe est dans la zone jaune, il doit être affecté à davantage de projets pour augmenter son engagement. En revanche, si un membre de l'équipe est dans la zone rouge, cela indique qu'il est surchargé, ce qui n'est pas idéal car il a atteint sa capacité maximale.

La section des membres est votre centre névralgique pour comprendre la charge de travail de votre équipe. Elle fournit un aperçu rapide du pourcentage ou des heures de charge de travail de chaque membre, des projets auxquels ils sont assignés et des tâches qu'ils accomplissent.

Besoin d'une vue plus détaillée? Cliquez simplement sur la flèche vers le bas à côté du nom d'un membre de l'équipe. Cela permet d'afficher tous les projets et tâches qui lui sont assignés - et le calendrier sera réactif lorsque vous le ferez, affichant les tâches de façon chronologique.

Au bas de la section des membres, vous trouverez toutes les tâches non assignées de vos projets. Cela facilite l'identification du travail à effectuer et à attribuer. Une fois que vous avez développé un projet pour voir ses tâches et définir les dates prévues, l'attribution devient un jeu d'enfant. Il suffit de faire glisser chaque tâche sur le nom d'un membre de l'équipe dans la section supérieure. Déposez-la simplement sur la date de début souhaitée pour cette tâche.

La section des membres offre également de la flexibilité. Besoin de voir plus ou moins de tâches non assignées? Il suffit de faire glisser la section inférieure vers le haut ou vers le bas pour ajuster la vue selon vos besoins.

⚠️ IMPORTANT : cette fonctionnalité considère les sous-tâches comme des tâches, vous les verrez donc listées avec les tâches régulières. Pour garantir une vue claire et précise de la charge de travail, définissez le temps estimé soit pour l'ensemble de la tâche, soit pour chaque sous-tâche, mais pas les deux à la fois.

La section du calendrier de la charge de travail offre une vue dynamique de la charge de travail de votre équipe pour une période choisie. Elle vous permet de gérer les tâches et les affectations avec facilité grâce à sa puissante fonctionnalité de glisser-déposer.

Besoin de réassigner une tâche? Pas de problème! Il suffit de faire glisser et déposer la tâche du nom d'un membre de l'équipe dans la section des membres à un autre. Cette action intuitive met automatiquement à jour l'attribution pour tous les participants, simplifiant ainsi votre flux de travail.

Vous voulez retirer une tâche de l'emploi du temps d'un membre de l'équipe? Faites-la glisser et déposez-la dans la section des tâches non assignées au bas du calendrier.

⚠️ IMPORTANT : lorsque vous déassignez une tâche de cette manière, cela supprime l'atttribution pour tous les membres précédemment assignés, et non seulement pour celui que vous visualisez. Gardez cela à l'esprit pour éviter toute confusion.

Le calendrier de la charge de travail offre également une planification flexible. Vous pouvez ajuster les dates prévues pour les tâches directement sur la chronologie du calendrier. Cliquez simplement et faites glisser l'extrémité de la barre de tâche pour l'étendre ou la raccourcir, en fixant une nouvelle date limite selon vos besoins. Vous pouvez également masquer les week-ends en utilisant l’option du menu supérieur pour éviter de planifier des tâches les jours de congé.

NOTE : les membres réguliers peuvent également consulter leur propre charge de travail. Ils peuvent vérifier leur charge de travail sans toutefois voir les données des autres membres. Soyez assuré qu'ils ne peuvent modifier que les données qu'ils sont autorisés à éditer définies dans les paramètres du projet, telles que les dates prévues et le temps estimé. Cela signifie qu'il n'y a aucun risque que votre planification de tâches soit accidentellement modifiée!

Cliquer sur n'importe quelle barre de tâche dans le calendrier de la charge de travail ouvre une fenêtre contextuelle détaillée pour gérer la charge de travail de cette tâche spécifique. Cette fenêtre affiche les informations suivantes :

1. Temps déjà alloué aux membres

2. Temps estimé de la tâche

3. La somme des temps estimés de la tâche et de ses sous-tâches

En tant que gestionnaire de projet, s'assurer que les tâches sont terminées à temps implique souvent de trouver un équilibre entre le temps alloué et la charge de travail estimée. Le calendrier de gestion de la charge de travail offre trois méthodes d'attribution pour vous aider à diviser l'effort de manière efficace :

⚠️ IMPORTANT : cela est basé sur les heures de travail quotidiennes, non sur le temps estimé pour la tâche. Jean travaillera sur la tâche pendant 20 % de sa journée, sans nécessairement terminer 20 % du travail total requis.

Notez que le calendrier de gestion de la charge de travail prend en compte les vacances, les congés et les jours fériés pour chaque membre.

Dans le calendrier de la charge de travail, vous pouvez utiliser des filtres pour optimiser votre vue. Vous pouvez filtrer par membres ou par projet et, après en avoir sélectionné un, vous devrez choisir les membres/équipes ou les projets que vous souhaitez voir dans le calendrier de la charge de travail.

La fonctionnalité de gestion de la charge de travail offre plusieurs options de personnalisation. Examinons-les une par une :

Bouton « Aujourd'hui » : vous amène au jour actuel dans le calendrier.

Filtre : comme mentionné ci-dessus, utilisez-le pour optimiser votre vue.

Vue du calendrier : vous pouvez gérer votre calendrier avec 3 filtres de temps différents :

Flèches gauche et droite : utilisez-les pour avancer ou reculer dans le temps.

Afficher : choisissez la meilleure façon de voir votre calendrier de charge de travail :