Accéder à la gestion des ressources

La fonctionnalité de gestion de la charge de travail est accessible à partir du menu principal à gauche de votre écran.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité?

Les membres ayant le statut de gestionnaire de projet, administrateur et propriétaire de compte peuvent utiliser l'outil de gestion de la charge de travail.

Aperçu

Le calendrier de gestion de la charge de travail permet de gérer équitablement la charge de travail des membres de votre équipe, priorisez les tâches en fonction de leurs capacités et planifiez la répartition du travail.

Le calendrier de gestion de la charge de travail de vos employés se compose de deux sections principales.

À gauche, on retrouve la portion calendrier à proprement parler (1), alors que la portion de droite regroupe les tâches en attente (2), soit les tâches que vous pouvez assigner aux membres sur le calendrier de charge de travail.

La charge de travail

La portion calendrier permet de visualiser sur une base quotidienne, ou hebdomadaire, la quantité de travail assignée pendant une période donnée, soit le nombre d’heures travaillées à date pour une semaine et le nombre d’heures disponibles pour chaque membre par jour de semaine.

Ceci vous permet de voir rapidement qui est surchargé pour ensuite redistribuer les tâches à ceux qui le sont moins.

Les projets affectés

À partir de la portion calendrier, vous pouvez voir en un coup d'œil les projets sur lesquels chaque membre travaille.

Les codes de couleurs

La barre de consommation des heures disponibles s’affiche en 3 trois couleurs distinctes selon le niveau de consommation des heures disponibles :

En bleu lorsque moins de 80% des heures disponibles sont consommées :

En orange lorsque plus de 80% des heures disponibles sont consommées :

En rouge lorsque 100% des heures disponibles sont consommées :

La répartition des heures

Vous pouvez également répartir le nombre estimé d'heures que chaque employé devra consacrer à chaque tâche. Personnalisez différentes heures estimées sur plusieurs jours en cliquant simplement sur la tâche et en inscrivant dans la case de chaque jour les heures que l'employé doit consacrer à cette tâche.

La portion « Tâches »

La portion « Tâches » regroupe l’ensemble des tâches à faire regroupées par projet et divisées en deux sections :

  • Les tâches à planifier

  • Les tâches à assigner

Les tâches à planifier

Comme le nom l’indique, les tâches à planifier sont les tâches pour lesquelles aucune date due n’a été définie.

Les tâches à assigner

Les tâches à assigner sont les tâches sur lesquelles aucun membre n’a été affecté.

Rechercher un tâche

Un champ de recherche vous permet de rechercher une tâche soit dans les tâches non planifiées, soit dans les tâches non assignées.

Comment construire le calendrier de gestion de la charge de travail?

Les filtres

Par défaut, tous les membres actifs dans votre organisation sont listés dans la portion calendrier. Par contre, l'utilisation de filtres vous permet d'en modifier la vue pour filtrer soit par projet, par membre, par équipe ou par responsable de projet.

Les week-ends

Selon les jours de travail par défaut que vous avez définis dans les paramètres de votre organisation, vous pouvez choisir d’afficher ou pas les week-ends.

La vue 1 ou 2 semaines à la fois

Une autre fonction qui vous aide à avoir une vue d'ensemble est de permuter la vue du calendrier entre 1 ou 2 semaines, ce qui permet de mieux planifier et organiser le travail de votre équipe sur une plus grande période de temps.

Les jours fériés, congés et vacances

Évidemment, le calendrier de gestion de la charge de travail tient compte des jours fériés et des vacances de vos membres au moment d’afficher leurs disponibilités.

La construction du calendrier

Pour construire le calendrier de gestion de la charge de travail, il suffit de déplacer une tâche de la portion de droite vers le calendrier à gauche et de déposer la tâche sur la case appropriée de chaque membre.


Une fois la tâche déposée dans le calendrier, il est possible de modifier sa date de début et date due simplement en étirant chaque extrémité de la tâche.

Pour les tâches qui chevauchent plusieurs jours, le temps estimé de la tâche sera divisé par le nombre de jours. Par exemple, une tâche dont le temps estimé est de 8 heures, et qui est répartie sur 2 jours de travail, verra une charge de travail de 4 heures pour chaque journée.

Il est également possible de déplacer une tâche pour la replanifier, l’assigner à un autre membre ou pour la retourner dans la portion des tâches non assignées.

Vous pouvez également ouvrir une tâche en cliquant d’abord une fois sur la tâche puis ensuite sur l’icône d’ouverture suivante :

La création d’une tâche

Vous aimeriez ajouter une tâche au calendrier qui ne figure pas dans le panneau de droite? Vous pouvez en ajouter une nouvelle directement à partir du calendrier de charge de travail! Voici comment : survolez la journée où vous voulez que cette tâche commence et cliquez simplement sur la petite barre bleue qui apparaîtra pour l'ajouter. Une fois que vous lui avez donné un nom et défini l'emplacement, votre tâche est créée :

Pour voir les tâches assignées à chaque membre, il suffit de cliquer sur la petite flèche à côté de leur nom pour en voir la liste complète :

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TÂCHE EN SUSPEND

Une tâche sur laquelle un membre est affecté et qu'une date due a été définie apparaîtra dans le calendrier de charge de travail, même si aucun temps estimé n'est enregistré pour cette tâche. Il suffira d'ouvrir la tâche à partir du calendrier pour lui ajouter un temps de travail estimé.

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Une fois l'ensemble des tâches à accomplir attribuées à vos membres, il devient facile de voir le volume de travail de votre équipe en un coup d’œil et d'ajuster en fonction de qui est débordé et qui est moins occupé.

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