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Comment utiliser le calendrier de gestion de la charge de travail?
Comment utiliser le calendrier de gestion de la charge de travail?
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Écrit par Nutcache Team
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Vue d'ensemble

Vous avez déjà eu l'impression de jongler avec des projets et des horaires d'équipe comme un numéro de cirque? Nous savons à quel point il peut être difficile pour un gestionnaire de projet de gérer plusieurs projets en même temps avec un effectif limité.

Le calendrier de gestion de la charge de travail de Nutcache peut être votre arme secrète. Il vous donne une vue d'ensemble claire et visuelle de la capacité de votre équipe, afin que vous puissiez éviter d’en surcharger certains mais que vous assuriez que chacun travaille selon ses forces. Faites glisser et déposez les tâches pour créer un calendrier flexible qui maintient tout le monde sur la bonne voie et vous permet de prioriser les projets en fonction des compétences. Dites adieu aux ajustements à l’aveugle et bonjour à une équipe heureuse et productive!

Qui peut utiliser cette fonctionnalité?

Les membres ayant le statut de gestionnaire ou supérieur peuvent utiliser l'outil de calendrier de gestion de la charge de travail.

Où trouver cette fonctionnalité?

La fonctionnalité de gestion de la charge de travail est accessible depuis le menu principal à gauche de votre écran.

Comment fonctionne le calendrier?

Le calendrier de gestion de la charge de travail est conçu pour vous aider à visualiser la charge de travail de votre équipe, non pas en fonction des projets, mais des membres individuels de l'équipe. Il est divisé en deux sections principales pour une navigation plus conviviale :

Section des membres (1) : cette section fournit un aperçu de la charge de travail de chaque membre de l'équipe.

Section du calendrier de la charge de travail (2) : cette section vous donne une représentation visuelle de la période choisie.

Depuis la section des membres, vous pouvez voir :

  • La charge de travail des membres exprimée soit en pourcentage ou en heures : voyez rapidement combien de temps est alloué à chaque membre de l'équipe.

  • Visibilité des projets et des tâches : identifiez facilement les projets et les tâches sur lesquels chaque membre travaille.

  • Gestion des tâches non assignées : visualisez et faites glisser-déposer les tâches non assignées pour les attribuer à des membres spécifiques de l'équipe. (Nous aborderons ce processus plus en détail plus loin.)

Depuis la section de la charge de travail, vous pourrez visualiser la période de temps que vous avez sélectionnée et avoir une meilleure idée de la charge de travail à laquelle vos membres d'équipe font face pour chaque projet/tâche à tout moment.

La section des membres

La section des membres est votre centre névralgique pour comprendre la charge de travail de votre équipe. Elle fournit un aperçu rapide du pourcentage ou des heures de charge de travail de chaque membre, des projets auxquels ils sont assignés et des tâches qu'ils accomplissent.

Besoin d'une vue plus détaillée? Cliquez simplement sur la flèche vers le bas à côté du nom d'un membre de l'équipe. Cela permet d'afficher tous les projets et tâches qui lui sont assignés - et le calendrier sera réactif lorsque vous le ferez, affichant les tâches de façon chronologique.

Au bas de la section des membres, vous trouverez toutes les tâches non assignées de vos projets. Cela facilite l'identification du travail à effectuer et à attribuer. Une fois que vous avez développé un projet pour voir ses tâches et définir les dates prévues, l'attribution devient un jeu d'enfant. Il suffit de faire glisser chaque tâche sur le nom d'un membre de l'équipe dans la section supérieure. Déposez-la simplement sur la date de début souhaitée pour cette tâche.

La section des membres offre également de la flexibilité. Besoin de voir plus ou moins de tâches non assignées? Il suffit de faire glisser la section inférieure vers le haut ou vers le bas pour ajuster la vue selon vos besoins.

⚠️ IMPORTANT : cette fonctionnalité considère les sous-tâches comme des tâches, vous les verrez donc listées avec les tâches régulières. Pour garantir une vue claire et précise de la charge de travail, définissez le temps estimé soit pour l'ensemble de la tâche, soit pour chaque sous-tâche, mais pas les deux à la fois.

La section du calendrier de la charge de travail

La section du calendrier de la charge de travail offre une vue dynamique de la charge de travail de votre équipe pour une période choisie. Elle vous permet de gérer les tâches et les affectations avec facilité grâce à sa puissante fonctionnalité de glisser-déposer.

Besoin de réassigner une tâche? Pas de problème! Il suffit de faire glisser et déposer la tâche du nom d'un membre de l'équipe dans la section des membres à un autre. Cette action intuitive met automatiquement à jour l'attribution pour tous les participants, simplifiant ainsi votre flux de travail.

Vous voulez retirer une tâche de l'emploi du temps d'un membre de l'équipe? Faites-la glisser et déposez-la dans la section des tâches non assignées au bas du calendrier.

⚠️ IMPORTANT : lorsque vous déassignez une tâche de cette manière, cela supprime l'atttribution pour tous les membres précédemment assignés, et non seulement pour celui que vous visualisez. Gardez cela à l'esprit pour éviter toute confusion.

Le calendrier de la charge de travail offre également une planification flexible. Vous pouvez ajuster les dates prévues pour les tâches directement sur la chronologie du calendrier. Cliquez simplement et faites glisser l'extrémité de la barre de tâche pour l'étendre ou la raccourcir, en fixant une nouvelle date limite selon vos besoins. Vous pouvez également masquer les week-ends en utilisant l’option du menu supérieur pour éviter de planifier des tâches les jours de congé.

Comment gérer les charges de travail?

Cliquer sur n'importe quelle barre de tâche dans le calendrier de la charge de travail ouvre une fenêtre contextuelle détaillée pour gérer la charge de travail de cette tâche spécifique. Cette fenêtre affiche les informations suivantes :

  • Noms des projets et des tâches

  • Ouverture de la fenêtre contextuelle des tâches (pour accéder à la page des détails de la tâche)

  • Dates prévues

  • Temps passé sur la tâche vs temps estimé pour la tâche

  • Méthode d'attribution des tâches

Méthode d'attribution

En tant que gestionnaire de projet, s'assurer que les tâches sont terminées à temps implique souvent de trouver un équilibre entre le temps alloué et la charge de travail estimée. Le calendrier de gestion de la charge de travail offre trois méthodes d'attribution pour vous aider à diviser l'effort de manière efficace :

  • Temps estimé restant (comme vu ci-dessus) : cette méthode divise le temps estimé restant pour la tâche de manière égale sur sa durée prévue et le nombre de membres affectés.

  • Pourcentage : cette méthode vous permet d'allouer un pourcentage spécifique du temps de travail quotidien d'un membre de l'équipe à la tâche pendant toute sa durée. Par exemple, une allocation de 20 % pour Jean signifie qu'il consacrera 20 % de ses heures de travail quotidiennes à cette tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée.

⚠️ IMPORTANT : cela est basé sur les heures de travail quotidiennes, non sur le temps estimé pour la tâche. Jean travaillera sur la tâche pendant 20 % de sa journée, sans nécessairement terminer 20 % du travail total requis.

  • Personnalisé : cette méthode vous donne la flexibilité de définir manuellement l'attribution quotidienne des heures qu'un membre spécifique de l'équipe consacre à la tâche tout au long de sa durée.

Vacances, congés et jours fériés

Notez que le calendrier de gestion de la charge de travail prend en compte les vacances, les congés et les jours fériés pour chaque membre.

Filtres

Dans le calendrier de la charge de travail, vous pouvez utiliser des filtres pour optimiser votre vue. Vous pouvez filtrer par membres ou par projet et, après en avoir sélectionné un, vous devrez choisir les membres/équipes ou les projets que vous souhaitez voir dans le calendrier de la charge de travail.

Options personnalisables

La fonctionnalité de gestion de la charge de travail offre plusieurs options de personnalisation. Examinons-les une par une :

Bouton « Aujourd'hui » : vous amène au jour actuel dans le calendrier.

Filtre : comme mentionné ci-dessus, utilisez-le pour optimiser votre vue.

Vue du calendrier : vous pouvez gérer votre calendrier avec 3 filtres de temps différents :

  • Jour : ici, chaque colonne est un jour, et vous pouvez visualiser deux semaines à la fois.

  • Semaine : ici, chaque colonne est une semaine, et vous pouvez visualiser 3 mois à la fois.

  • Mois : dans celui-ci, chaque colonne est un mois, et il vous permet de visualiser toute l'année.

Flèches gauche et droite : utilisez-les pour avancer ou reculer dans le temps.

Afficher : choisissez la meilleure façon de voir votre calendrier de charge de travail :

  • Pourcentage/Heures : utilisez ce bouton pour choisir si vous souhaitez voir la charge de travail en pourcentage ou en heures travaillées.

  • Afficher les fins de semaine : activez ou désactivez cette option si vous souhaitez voir les fins de semaine dans le calendrier, mais seulement lorsque vous utilisez la vue hebdomadaire du calendrier.

  • Tâches non assignées : choisissez si vous souhaitez afficher ou masquer les tâches non assignées.

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