Il nous arrive souvent de répéter les mêmes étapes dans plusieurs projets. Pour de tels projets, vous pouvez concevoir un gabarit de projet, qui peut être utilisé à chaque fois qu'un nouveau projet doit être créé. Ainsi, vous pouvez donc convertir des projets existants en gabarits et grâce à la nouvelle fonctionnalité Mes gabarits de projets, les organiser en catégories, les modifier, les supprimer, etc.

Les membres ayant le statut de gestionnaire de projet et plus peuvent utiliser cette fonctionnalité.

Les gabarits de projet sont tous regroupés dans un nouveau module appelé Mes gabarits, que vous trouverez dans le menu latéral gauche de votre application.

Actuellement, les 3 éléments suivants peuvent être convertis en gabarits :

Tous les gabarits de projet sont regroupés dans un endroit pratique appelé Mes gabarits. Ce module est l'endroit idéal pour gérer vos gabarits, soit les modifier, les sélectionner ou les supprimer.

Lorsque vous ouvrez un gabarit, vous obtenez des informations non seulement sur sa description, mais aussi sur la dernière personne qui a modifié le gabarit.

Les gabarits sont classés de manière à afficher les plus récents en haut de la liste.

Les catégories de gabarits

Vous remarquerez que les gabarits de projet sont regroupés et organisés en catégories. Les catégories sont créées lorsque vous convertissez un projet en gabarit.

Chaque catégorie est suivie d'un indicateur qui indique le nombre de gabarits inclus dans cette catégorie.

Les gabarits sans catégorie

Étant donné qu'il n'est pas obligatoire de définir une catégorie pour un gabarit de projet lors de sa création, tous les gabarits auxquels aucune catégorie n'est associée sont regroupés dans la section Sans catégorie.

Les catégories qui ne contiennent aucun gabarit sont grisées.

Pour modifier ou supprimer une catégorie de gabarit, cliquez sur le menu souvlaki à droite de la catégorie et sélectionnez l'option souhaitée.

Rechercher des gabarits

La fonction de recherche vous permet de rechercher à travers les noms et les descriptions de gabarit.

Se baser sur des projets existants lors de la création de vos nouveaux projets vous fera économiser beaucoup de temps.

Si votre équipe a des projets et des tâches qu'elle répète, vous n'avez pas besoin de recréer ces tâches et ces projets dans Nutcache à chaque fois. En créant vos propres gabarits personnalisés, vous n'avez plus besoin de repartir de zéro ou de manquer des étapes à chaque fois que vous créez un nouveau projet.

Pour créer un nouveau gabarit de projet à partir d'un projet existant, vous pouvez choisir l'une des options suivantes :

À partir de la vue liste de projets

Dans la liste des projets sur le panneau de gauche, repérez le projet que vous désirez convertir en gabarit puis cliquez sur le menu souvlaki du projet et sélectionnez l'option Enregistrer comme gabarit.

A partir du menu souvlaki du projet

Vous pouvez également définir un projet comme gabarit à partir du menu souvlaki de la page du projet :

À partir de la vue grille des projets

Lorsque vous affichez vos projets sous forme de grille, vous pouvez également enregistrer un projet en tant que gabarit à partir du menu souvlaki de chacun des projets :

En cliquant sur Enregistrer comme gabarit, une fenêtre pop-up s’affichera vous invitant à entrer le nom du gabarit, sa description, les membres assignés, sa catégorie et tous les autres paramètres qui peuvent être définis pour un projet. Tous les détails du projet peuvent être modifiés ou, si nécessaire, pourront être modifiés ou mis à jour ultérieurement à partir de votre espace Mes gabarits. Une fois tous les champs remplis et les sélections effectuées, cliquez sur Sauvegarder.

Après avoir cliqué sur Sauvegarder, le gabarit de projet apparaîtra dans votre espace Mes gabarits sous la catégorie que vous lui aurez spécifiée, s'il y a lieu.

Les modifications que vous apportez à ce gabarit à partir de votre espace Mes gabarits n'auront pas d'incidence sur le projet initial - vous ne modifiez que votre gabarit.

Les gabarits de projet vous permettent de créer des projets entièrement configurés avec des listes de tâches, des tâches, des membres, etc., de manière plus rapide et plus facile.

À partir de votre espace Mes gabarits

Il est très facile de sélectionner un gabarit de projet de votre espace Mes gabarits. Il suffit de localiser le gabarit que vous souhaitez utiliser et de cliquer sur le lien Utiliser ce gabarit dans la portion de droite pour créer un nouveau projet basé sur ce gabarit.

Depuis l’écran de création de projet

Vous pouvez également baser votre projet sur un gabarit existant lors de la création d'un nouveau projet.

À partir de l'écran de création d’un nouveau projet, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un gabarit existant sur lequel baser votre projet. Vous remarquerez que Nutcache vous propose deux gabarits (Régulier ou Scrum) à utiliser.

Pour modifier ou supprimer un gabarit de projet, accédez à votre espace Mes gabarits et localisez le gabarit que vous souhaitez modifier/supprimer. Ensuite, cliquez sur le menu souvlaki à droite du gabarit et sélectionnez l'option appropriée.

Tout comme pour un projet, il est possible de convertir une liste de tâches incluse dans un projet en gabarit. C'est un autre moyen simple et rapide d'accélérer la création d'un projet.

À partir du menu souvlaki de la liste de tâches

Pour convertir une liste de tâches en gabarit, ouvrez un projet existant qui comprend une liste de tâches que vous voulez utiliser comme gabarit. Dans le menu souvlaki de la liste des tâches, situé sur le côté droit, sélectionnez l'option Enregistrer la liste des tâches comme gabarit.

En cliquant sur Enregistrer la liste de tâches en tant que gabarit, vous ouvrirez une fenêtre sur votre écran qui vous invitera à entrer le nom du gabarit, sa description et tous les autres paramètres qui peuvent être définis pour une liste de tâches. Tous les détails de la liste de tâches peuvent également être modifiés ou mis à jour ultérieurement à partir de votre espace Mes gabarits.

Un gabarit de liste de tâches vous permet d'accélérer la création d'un projet en ajoutant un processus de travail prédéterminé avec des tâches déjà prédéfinies.

Depuis votre espace Mes gabarits

La sélection d'un gabarit de liste de tâches à partir de votre espace Mes gabarits est très simple : il suffit de localiser le gabarit que vous souhaitez utiliser et de cliquer sur le lien Utiliser ce gabarit. Dans l'écran contextuel qui s'ouvrira, sélectionnez le projet dans lequel vous souhaitez utiliser ce gabarit de liste de tâches.

Pour modifier ou supprimer un gabarit de liste de tâches, accédez à votre espace Mes gabarits et localisez le gabarit que vous souhaitez modifier/supprimer. Ensuite, cliquez sur le menu souvlaki à droite du modèle et sélectionnez l'option appropriée.

Tout comme pour un projet et une liste de tâches, il est possible de convertir une liste de vérification incluse dans une tâche en un gabarit.

Pour convertir une liste de vérification en gabarit, ouvrez une tâche et créez une liste de vérification ou utilisez une liste de vérification existante que vous souhaitez utiliser comme gabarit. À partir du menu souvlaki de la liste de vérification, sélectionnez l'option Enregistrer comme gabarit.

Une fenêtre contextuelle vous invitera à saisir un nom et une description pour le nouveau gabarit de liste de vérification, et vous devrez également préciser qui y aura accès.

À partir d’une tâche

Après avoir créé un gabarit de liste de vérification, vous pouvez le sélectionner directement à partir d'une tâche en cliquant sur le lien Appliquer le gabarit :

À partir de votre espace Mes gabarits

Il est très facile de sélectionner un gabarit de liste de vérification dans votre espace Mes gabarits; il suffit de localiser le gabarit dont vous avez besoin et de cliquer sur le lien Utiliser ce gabarit.

Une fenêtre contextuelle vous invitera à spécifier le projet, la liste des tâches et la tâche sur laquelle vous souhaitez ajouter le gabarit de liste de vérification :

Comme pour les autres gabarits, accédez à votre espace Mes gabarits et localisez le gabarit que vous souhaitez modifier/supprimer. Ensuite, cliquez sur le menu souvlaki à droite du gabarit et sélectionnez l'option appropriée.

Convertir un flux de travail en gabarit est tout aussi simple que pour les autres gabarits et la procédure est similaire. Pour l'utilisation du gabarit, il suffit de :

1. Sélectionner le projet dans lequel vous voulez utiliser ce flux de travail

2. Sélectionner la liste de tâches appropriés

3. Sélectionner une méthode d'organisation des statuts

a) Regrouper toutes les tâches dans un seul statut

b) Associer les statuts individuellement

4. Une fois la configuration complétée, cliquez sur Sauvegarder. Le projet s'ouvrira automatiquement avec votre nouveau flux de travail.

La procédure de modification ou de suppression d'un modèle de flux de travail est la même que pour les autres modèles.

IMPORTANT -- La suppression d'un gabarit le supprimera définitivement de votre espace Mes gabarits, mais ne supprimera aucune information dans les projets où le gabarit est utilisé.

En résumé, la création de gabarits de projet pour les processus de travail récurents et répétitifs permet de gagner du temps lors de la mise en place de projets futurs et de s'assurer que chaque membre suit le bon processus.