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Comment créer une facture?
Comment créer une facture?
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Écrit par Nutcache Team
Mis à jour il y a plus de 5 mois

Vue d'ensemble

L'une des parties les plus importantes de la gestion de projet est la facturation des étapes et des coûts au cours de l'exécution. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer une facture dans Nutcache.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité?

Les membres ayant le statut d'administrateur ou plus peuvent créer et gérer des factures, et les gestionnaires peuvent faire de même lorsqu'ils sont assignés.

Comment créer une facture?

Après vous être connecté à votre compte, vous pouvez commencer à créer une facture à partir de 3 endroits différents dans votre logiciel :

A) En utilisant le + Global dans le coin supérieur droit

B) A partir du module Facturation dans le menu à gauche

C) A partir d'un projet ou d'un client, en cliquant sur l'onglet Factures (dans ce cas, certaines parties de la facture seront déjà pré-remplies).

Dans n'importe laquelle de ces zones, vous verrez apparaître la fenêtre contextuelle ci-dessous :

Il s'agit de la première étape de la création d'une facture. Il suffit de remplir la fenêtre avec les informations requises, en suivant les instructions ci-dessous :

1) Choisissez si votre facture sera de type régulier ou progressif. vous pouvez en savoir plus sur la différence entre les deux ici.

2) Attribuer un numéro de facture : commencez par ajouter un numéro unique à votre facture à des fins de suivi et de référence.

N'oubliez pas qu'il s'agit d'une fonction intelligente, ce qui signifie en pratique que le système identifiera le préfixe que vous avez choisi et numérotera automatiquement la séquence en conséquence. Par exemple, si votre première facture est « ABC - 001 », la suivante sera « ABC - 002 » et ainsi de suite. Si vous souhaitez désactiver cette fonction, vous pouvez le faire depuis le module Organisation en cliquant sur les Paramètres d'organisation (l'icône d'engrenage), puis en sélectionnant l'onglet « Paramètres »

.

3) Sélectionnez un client : choisissez le client que vous facturez dans votre liste de clients.

Si vous le souhaitez, vous pouvez vous arrêter ici et passer à la prochaine étape, Comment compléter une facture. Mais si vous souhaitez ajouter plus d’informations à votre facture, cliquez sur le lien « Paramètres avancés » pour accéder à des options supplémentaires.

4) Complétez les détails spécifiques au projet (le cas échéant) : si la facture se rapporte à un projet spécifique, remplissez les champs suivants :

  • Période de facturation : indiquez la plage de dates qui comprend le(s) projet(s) que vous facturez pour ce client.

  • Projets : s'il existe des projets pour ce client dans la plage de dates spécifiée, ils seront affichés. Cliquez pour sélectionner le projet lié à la facture. Vous pouvez sélectionner plusieurs projets si nécessaire.

REMARQUE : Si vous remarquez des projets affichés en gris et non cliquables, cela signifie que bien qu'ils correspondent au client et à la période sélectionnée, ils ne sont pas compatibles avec le type de facture que vous essayez de créer. Par exemple, les projets de facturation régulière seront affichés, mais ne pourront pas être sélectionnés lorsque vous créez une facture progressive (et inversement).

5) Inclure les entrées de temps et les dépenses facturables (facultatif) : vous avez la possibilité d'inclure dans la facture les entrées de temps et les dépenses facturables liées au(x) projet(s) sélectionné(s).

5) Définir le mode d'affichage de la description des éléments : choisissez le mode d'affichage des éléments sur la facture. Les options sont les suivantes :

  • Détaillé : chaque élément est listé de façon détaillée.

  • Groupé : les articles similaires sont regroupés.

  • Ligne unique : les éléments sont résumés sur une seule ligne.

6) Créez la facture : cliquez sur le bouton Continuer pour finaliser et enregistrer votre facture.

Voilà, c'est fait! Vous avez maintenant préconfiguré votre facture et vous serez redirigé vers la page d'édition de la facture.

REMARQUE : dans ce cas, le bouton Continuer vous amène à l'étape suivante, qui est la page d'édition de la facture. Veuillez noter que la facture n'est pas automatiquement enregistrée en tant que brouillon à ce stade. Pour enregistrer votre facture en tant que brouillon ou pour l'envoyer, vous devez le faire depuis la page d'édition de la facture.

Comment compléter une facture?

Une fois saisie, la facture s'affiche à l'écran.

1) Prenez un moment pour vous familiariser avec la barre d'actions de la facture :

Cette section indique le statut de la facture et les actions disponibles, telles que la prévisualisation, l'exportation, l'envoi, la duplication, la récurrence, l'enregistrement d'un paiement, la suppression, etc.

2) Complétez l'en-tête de la facture :

Remplissez les champs essentiels de l'en-tête de la facture, notamment :

  • Date de la facture

  • la date d'échéance

  • Représentant des ventes

  • Numéro de commande

  • Montant de l'escompte (en pourcentage)

  • Description de la facture

REMARQUE : vous pouvez modifier le titre de votre facture en cliquant sur l'icône représentant un crayon à côté du titre. Si vous avez créé des options, vous pouvez les sélectionner et, dans le cas contraire, vous pouvez en créer de nouvelles et même en définir une par défaut.

3) Ajoutez des services et des produits :

  • Pour ajouter un service/produit : cliquez sur le bouton "+". Vous pouvez ajouter un nouvel élément ou lier un service/produit à un projet spécifique.

  • Pour réorganiser : cliquez sur une ligne de service/produit et faites-la glisser pour en modifier l'ordre.

  • Pour supprimer : survolez une ligne et cliquez sur l'icône de suppression qui apparaît à droite.

⚠️ IMPORTANT : Même si une ligne est supprimée, l'entrée de temps associée à cette ligne reste liée à la facture, et il n'est pas possible de facturer cette entrée de temps à un autre moment.

Pour dissocier vos entrées de temps de la facture, suivez les étapes ci-dessous :

Allez dans le projet de cette facture > Allez dans l'onglet "Entrées de temps" du projet > Cliquez sur l'icône "Plus d'options" (3 points) à côté de l'entrée de temps que vous souhaitez dissocier > Cliquez sur l'option "Dissocier la facture".

REMARQUE : la présentation de la facture (y compris les colonnes de la grille) et les paramètres par défaut tels que les conditions de paiement et les notes du client sont déterminés par votre gabarit de facture.

4) Finalisez votre facture :

Une fois que tous les détails sont remplis, choisissez de Sauvegarder la facture pour des ajustements ultérieurs ou de Sauvegarder et de l'envoyer directement au client.

Comment envoyer une facture?

Lorsque vous avez terminé de modifier votre facture et que vous cliquez sur Sauvegarder et envoyer, la fenêtre suivante s'affiche :

Certains champs sont pré-remplis, mais vous pouvez les modifier et, une fois que toutes les informations sont correctes, cliquez sur le bouton Envoyer.

REMARQUE : si vous n'êtes pas prêt encore à facturer quelque chose, et que vous désirez plutôt créer un devis, vous pouvez le faire en consultant cette page d'aide.

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