L'une des parties les plus importantes de la gestion de projet est la facturation des étapes et des coûts au cours de l'exécution. Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer une facture dans Nutcache.

Les membres ayant le statut d'administrateur ou plus peuvent créer et gérer des factures, et les gestionnaires peuvent faire de même lorsqu'ils sont assignés.

Après vous être connecté à votre compte, vous pouvez commencer à créer une facture à partir de 3 endroits différents dans votre logiciel :

A) En utilisant le + Global dans le coin supérieur droit

B) A partir du module Facturation dans le menu à gauche

C) A partir d'un projet ou d'un client, en cliquant sur l'onglet Factures (dans ce cas, certaines parties de la facture seront déjà pré-remplies).

Dans n'importe laquelle de ces zones, vous verrez apparaître la fenêtre contextuelle ci-dessous :

Il s'agit de la première étape de la création d'une facture. Il suffit de remplir la fenêtre avec les informations requises, en suivant les instructions ci-dessous :

1) Attribuer un numéro de facture : commencez par ajouter un numéro unique à votre facture à des fins de suivi et de référence.

N'oubliez pas qu'il s'agit d'une fonction intelligente, ce qui signifie en pratique que le système identifiera le préfixe que vous avez choisi et numérotera automatiquement la séquence en conséquence. Par exemple, si votre première facture est "ABC - 001", la suivante sera "ABC - 002" et ainsi de suite. Si vous souhaitez désactiver cette fonction, vous pouvez le faire dans les paramètres de votre organisation en cliquant sur l'onglet "Paramètres".

2) Sélectionnez un client : choisissez le client que vous facturez dans votre liste de clients.

3) Complétez les détails spécifiques au projet (le cas échéant) : si la facture se rapporte à un projet spécifique, remplissez les champs suivants :

4) Inclure les saisies de temps et les dépenses facturables (facultatif) : vous avez la possibilité d'inclure dans la facture les entrées de temps et les dépenses facturables liées au(x) projet(s) sélectionné(s).

5) Définir le mode d'affichage de la description des éléments : choisissez le mode d'affichage des éléments sur la facture. Les options sont les suivantes

6) Créez la facture : cliquez sur le bouton "Créer" pour finaliser et enregistrer votre facture.

Voilà, c'est fait! Vous avez maintenant préconfiguré votre facture et vous serez redirigé vers la page d'édition de la facture.

REMARQUE : dans ce cas, le bouton "Créer" sert également à enregistrer cette facture en tant que brouillon. Que vous passiez ou non à l'étape suivante, votre facture sera créée en tant que brouillon et ne pourra être modifiée ou supprimée qu'avec le profil de sécurité requis pour ces activités.

Une fois saisie, la facture s'affiche à l'écran.

1) Prenez un moment pour vous familiariser avec la barre d'actions de la facture :

Cette section indique le statut de la facture et les actions disponibles, telles que la prévisualisation, l'exportation, l'envoi, la duplication, la récurrence, l'enregistrement d'un paiement, la suppression, etc.

2) Complétez l'en-tête de la facture :

Remplissez les champs essentiels de l'en-tête de la facture, notamment :

REMARQUE : vous pouvez modifier le titre de votre facture en cliquant sur l'icône représentant un crayon à côté du titre. Si vous avez créé des options, vous pouvez les sélectionner et, dans le cas contraire, vous pouvez en créer de nouvelles et même en définir une par défaut.

3) Ajoutez des services et des produits :

REMARQUE : la présentation de la facture (y compris les colonnes de la grille) et les paramètres par défaut tels que les conditions de paiement et les notes du client sont déterminés par votre gabarit de facture.

4) Finalisez votre facture :

Une fois que tous les détails sont remplis, choisissez de Sauvegarder la facture pour des ajustements ultérieurs ou de Sauvegarder et de l'envoyer directement au client.

Lorsque vous avez terminé de modifier votre facture et que vous cliquez sur Sauvegarder et envoyer, la fenêtre suivante s'affiche :

Certains champs sont pré-remplis, mais vous pouvez les modifier et, une fois que toutes les informations sont correctes, cliquez sur le bouton Envoyer.

REMARQUE : si vous n'êtes pas prêt encore à facturer quelque chose, et que vous désirez plutôt créer un devis, vous pouvez le faire en consultant cette page d'aide.