Une gestion de projet efficace implique la tâche cruciale d'estimer les différentes étapes et les coûts tout au long de la phase d'exécution. Cet article vous guidera dans le processus de génération d'un devis à l'aide de Nutcache.

Les membres ayant le statut d'administrateur ou plus peuvent créer et gérer des estimations, et les gestionnaires peuvent faire de même lorsqu'ils sont assignés.

Après vous êtes connecté à votre compte, vous pouvez commencer à créer un devis à partir de 4 endroits différents dans votre logiciel :

A) En utilisant le + Global dans le coin supérieur droit

B) Depuis le module de facturation dans le menu de gauche

C) A partir de la section Client dans le module Société

À partir de n'importe laquelle de ces zones, vous verrez la fenêtre contextuelle ci-dessous :

Il s'agit de la première étape de la création d'un devis. Il vous suffit de remplir la fenêtre avec les informations requises, en suivant les instructions ci-dessous :

1) Attribuer un numéro de devis : commencez par ajouter un numéro unique à votre devis à des fins de suivi et de référence.

N'oubliez pas qu'il s'agit d'une fonction intelligente, ce qui signifie en pratique que le système identifiera le préfixe que vous avez choisi et numérotera automatiquement la séquence en conséquence. Par exemple, si votre première devis est "ABC - 001", la suivante sera "ABC - 002" et ainsi de suite. Si vous souhaitez désactiver cette fonction, vous pouvez le faire dans les paramètres de votre organisation en cliquant sur l'onglet "Paramètres".

2) Sélectionnez un client : choisissez le client que vous facturez dans votre liste de clients.

3) Sélectionnez un projet : s'il existe des projets pour ce client, ils seront affichés. Cliquez pour sélectionner le projet lié à l'estimation. Vous pouvez sélectionner plusieurs projets si nécessaire.

4) Créer le devis : cliquez sur le bouton "Créer" pour finaliser et enregistrer votre devis.

D) À partir d'un projet, vous avez deux possibilités : via le bouton + Soumission (qui se comporte de la même manière que la précédente) mais vous pouvez aussi estimer le projet selon les tâches, ce qui se comporte un peu différemment.

Dans ce cas, le devis se trouve déjà dans le projet, vous devez donc sélectionner les tâches que vous souhaitez inclure.

À partir de cette option, vous verrez le popup ci-dessous :

C'est tout ! Vous avez maintenant préconfiguré votre devis et vous serez redirigé vers la page d'édition du devis.

REMARQUE : dans ce cas, le bouton Créer permet également d'enregistrer le devis en tant que projet. Que vous passiez ou non à l'étape suivante, votre devis sera créé en tant que projet et ne pourra être modifié ou supprimé qu'avec le profil de sécurité requis pour ces activités.

Une fois créé, le devis s'affiche à l'écran.

1) Prenez un moment pour vous familiariser avec la barre d'actions de la facture :

Cet onglet indique l'état du devis et les actions disponibles telles que la prévisualisation, l'exportation, l'envoi, la duplication, la création d'un projet à partir d'un devis, la suppression, etc.

2) Complétez l'en-tête du devis :

Remplissez les champs essentiels de l'en-tête du devis, notamment :

REMARQUE : vous pouvez modifier le titre de votre devis en cliquant sur l'icône représentant un crayon à côté du titre. Si vous avez créé des options, vous pouvez les sélectionner et, dans le cas contraire, vous pouvez en créer de nouvelles et même en définir une par défaut.

3) Ajouter des services et des produits :

REMARQUE : la présentation du devis (y compris les colonnes de la grille) et les paramètres par défaut tels que les conditions de paiement et les notes du client sont déterminés par votre modèle de devis.

4) Finalisez votre devis :

Lorsque vous avez terminé de modifier votre devis et que vous cliquez sur Sauvegarder et de l'envoyer, la fenêtre suivante s'affiche :

Certains champs sont pré-remplis, mais vous pouvez les modifier et, une fois que toutes les informations sont correctes, cliquer sur le bouton Envoyer.

REMARQUE : Si vous ne souhaitez pas faire de devis, mais plutôt créer une facture, vous pouvez le faire en consultant cette page d'aide.