Comment gérer les dépenses de kilométrage?

Aperçu

Nutcache vous permet de gérer les frais liés au kilométrage à l’aide d’une option dédiée Dépense de kilométrage, combinée à la catégorie de dépense Kilométrage.

Lorsque cette option est activée, le formulaire de dépense s’ajuste automatiquement afin d’afficher les champs nécessaires au calcul précis des frais de kilométrage.

Cela garantit des calculs exacts, une saisie uniforme des données et une intégration adéquate des dépenses de kilométrage dans les projets, les tâches et les factures.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité?

• Les propriétaires et administrateurs ont un accès complet aux dépenses.

• Les gestionnaires de projet et les membres réguliers peuvent consulter, créer et modifier les dépenses qui leur sont assignées.

• Fonctionnalité disponible dans tous les forfaits où la gestion des dépenses est activée.

Où puis-je trouver cette fonctionnalité?

Les dépenses de kilométrage peuvent être créées :

• À partir de l’écran Gestion des dépenses

• À l’intérieur d’un projet

• À l’intérieur d’une tâche

Comment créer une dépense de kilométrage?

À partir de l’écran Gestion des dépenses

1. Accédez au module Dépenses.

2. Cliquez sur Nouvelle dépense (ou ouvrez une dépense existante pour la modifier).

3. En haut du formulaire, activez l’option Dépense de kilométrage.

4. Complétez les informations générales de la dépense, comme pour une dépense régulière.

5. Dans la liste déroulante Catégorie, sélectionnez Kilométrage.

   • Les catégories de dépenses sont affichées en ordre alphabétique.

6. Kilométrage à réclamer : entrez la distance totale parcourue.

7. Taux de kilométrage : entrez le montant facturé par unité de distance.
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Ce qui se produit lorsque l’option de kilométrage est sélectionnée

Une fois l’option Dépense de kilométrage activée et la catégorie Kilométrage sélectionnée, le formulaire de dépense s’adapte automatiquement.

Côté gauche du formulaire

• Fournisseur devient Kilométrage à réclamer (km)

• Le champ Taux par km (CAD) s’affiche​

Côté droit du formulaire

• Le champ Sous-total du prix d’achat est remplacé par un montant calculé automatiquement.​

• Le total est calculé dynamiquement selon :

  • Le nombre de kilomètres saisis

  • Le taux par kilomètre sélectionné
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Le montant calculé se met à jour instantanément lorsque les valeurs sont modifiées.

Une fois tous les champs complétés, cliquez sur Enregistrer.

Cela permet de sauvegarder la dépense et de déverrouiller des onglets et options supplémentaires, comme l’ajout de pièces justificatives ou l’application de paiements.

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Créer une dépense de kilométrage à l’intérieur d’un projet ou d’une tâche

1. Ouvrez le projet ou la tâche concernée.

2. Ajoutez une nouvelle dépense à partir de l’onglet Dépenses.

3. Suivez les étapes décrites ci-dessus.

​Les mêmes champs spécifiques au kilométrage et les mêmes calculs s’appliquent que dans l’écran Gestion des dépenses.

Utiliser les dépenses de kilométrage dans les factures progressives + par tâche

Ajouter une dépense de kilométrage à une facture

1. Ouvrez une facture progressive + par tâche.

2. Cliquez sur + Catégorie de dépense près du bas du modèle de facture.

3. Sélectionnez Kilométrage dans la liste des catégories.​
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Comportement de la dépense de kilométrage sur la facture

La dépense de kilométrage est ajoutée à la section Dépenses de la facture. La ligne de dépense comprend :

• Un champ Description (indication : Entrer une description)

• Une valeur dans la colonne Budget

• Une valeur dans la colonne %

• Une valeur dans la colonne À date

• Une valeur dans la colonne Montant précédent

• Une liste déroulante pour le Groupe de taxes

• Un champ de saisie pour le montant Actuel

Les montants liés au kilométrage sont inclus dans le calcul du Total des dépenses au bas de la section.

NOTE : Vous pouvez modifier l'unité de déplacement par défaut (km ou mile) à partir des paramètres de votre organisation.