D'abord, avant de pouvoir facturer un client pour un projet réalisé, assurez-vous des deux points suivants dans les paramètres du projet, après avoir cliqué sur l'engrenage à côté du titre du projet.
1. Dans l’onglet Information, le statut du projet doit être « En cours » ou « Terminé »
2. Dans l’onglet Paramètres, une méthode de facturation doit être sélectionnée. Pour un rappel sur la définition de chaque méthode, vous pouvez consulter l’article Comment définir une méthode de facturation pour un projet.
Comment générer une facture pour un projet?
Vous pouvez générer une facture reliée à un projet de deux manières différentes :
1. En mode grille
À partir de la grille de projets, cliquez sur le menu d’options et sélectionnez Facturer le projet.
2. En mode liste
Sélectionner le projet de la liste et sur le menu d’options et sélectionnez Facturer le projet.
Par la suite, l'écran de sélection « Projet de facture » apparaîtra comme étape suivante avant de créer la facture. Dans cet écran, vous avez besoin de spécifier ce que vous voulez inclure sur la facture en fonction de la méthode de facturation sélectionnée initialement.
Il s'agit de la première étape de la création d'une facture. Il suffit de remplir la fenêtre avec les informations requises, en suivant les instructions ci-dessous :
1) Attribuer un numéro de facture : commencez par ajouter un numéro unique à votre facture à des fins de suivi et de référence.
N'oubliez pas qu'il s'agit d'une fonction intelligente, ce qui signifie en pratique que le système identifiera le préfixe que vous avez choisi et numérotera automatiquement la séquence en conséquence. Par exemple, si votre première facture est "ABC - 001", la suivante sera "ABC - 002" et ainsi de suite. Si vous souhaitez désactiver cette fonction, vous pouvez le faire dans les paramètres de votre organisation en cliquant sur l'onglet "Paramètres".
2) Sélectionnez un client : choisissez le client que vous facturez dans votre liste de clients.
3) Complétez les détails spécifiques au projet (le cas échéant) : si la facture se rapporte à un projet spécifique, remplissez les champs suivants :
Période du projet : indiquez la plage de dates qui comprend le(s) projet(s) que vous facturez pour ce client.
Projets : s'il existe des projets pour ce client dans la plage de dates spécifiée, ils seront affichés. Cliquez pour sélectionner le projet lié à la facture. Vous pouvez sélectionner plusieurs projets si nécessaire.
4) Inclure les saisies de temps et les dépenses facturables (facultatif) : vous avez la possibilité d'inclure dans la facture les entrées de temps et les dépenses facturables liées au(x) projet(s) sélectionné(s).
5) Définir le mode d'affichage de la description des éléments : choisissez le mode d'affichage des éléments sur la facture. Les options sont les suivantes
Détaillé : chaque élément est listé avec tous les détails.
Groupé : les articles similaires sont regroupés.
Ligne unique : les éléments sont résumés sur une seule ligne.
6) Créez la facture : cliquez sur le bouton "Créer" pour finaliser et enregistrer votre facture.
Voilà, c'est fait! Vous avez maintenant préconfiguré votre facture et vous serez redirigé vers la page d'édition de la facture.
REMARQUE : dans ce cas, le bouton "Créer" sert également à enregistrer cette facture en tant que brouillon. Que vous passiez ou non à l'étape suivante, votre facture sera créée en tant que brouillon et ne pourra être modifiée ou supprimée qu'avec le profil de sécurité requis pour ces activités.
Comment compléter une facture?
Une fois saisie, la facture s'affiche à l'écran.
1) Prenez un moment pour vous familiariser avec la barre d'actions de la facture :
Cette section indique le statut de la facture et les actions disponibles, telles que la prévisualisation, l'exportation, l'envoi, la duplication, la récurrence, l'enregistrement d'un paiement, la suppression, etc.
2) Complétez l'en-tête de la facture :
Remplissez les champs essentiels de l'en-tête de la facture, notamment :
Date de la facture
la date d'échéance
Représentant des ventes
Numéro de commande
Montant de l'escompte (en pourcentage)
Description de la facture
REMARQUE : vous pouvez modifier le titre de votre facture en cliquant sur l'icône représentant un crayon à côté du titre. Si vous avez créé des options, vous pouvez les sélectionner et, dans le cas contraire, vous pouvez en créer de nouvelles et même en définir une par défaut.
3) Ajoutez des services et des produits :
Pour ajouter un service/produit : cliquez sur le bouton "+". Vous pouvez ajouter un nouvel élément ou lier un service/produit à un projet spécifique.
Pour réorganiser : cliquez sur une ligne de service/produit et faites-la glisser pour en modifier l'ordre.
Pour supprimer : survolez une ligne et cliquez sur l'icône de suppression qui apparaît à droite.
⚠️ IMPORTANT : Même si une ligne est supprimée, l'entrée de temps associée à cette ligne reste liée à la facture, et il n'est pas possible de facturer cette entrée de temps à un autre moment.
Pour dissocier vos entrées de temps de la facture, suivez les étapes ci-dessous :
Allez dans le projet de cette facture > Allez dans l'onglet "Entrées de temps" du projet > Cliquez sur l'icône "Plus d'options" (3 points) à côté de l'entrée de temps que vous souhaitez dissocier > Cliquez sur l'option "Dissocier la facture".
REMARQUE : la présentation de la facture (y compris les colonnes de la grille) et les paramètres par défaut tels que les conditions de paiement et les notes du client sont déterminés par votre gabarit de facture.
4) Finalisez votre facture :
Une fois que tous les détails sont remplis, choisissez de Sauvegarder la facture pour des ajustements ultérieurs ou de Sauvegarder et de l'envoyer directement au client.
Comment envoyer une facture?
Lorsque vous avez terminé de modifier votre facture et que vous cliquez sur Sauvegarder et envoyer, la fenêtre suivante s'affiche :
Certains champs sont pré-remplis, mais vous pouvez les modifier et, une fois que toutes les informations sont correctes, cliquez sur le bouton Envoyer.
REMARQUE : si vous n'êtes pas prêt encore à facturer quelque chose, et que vous désirez plutôt créer un devis, vous pouvez le faire en consultant cette page d'aide.