Aperçu
Chez Nutcache, nous comprenons que les projets ont souvent de longues durées, tout en ayant besoin d'un flux de trésorerie régulier. Pour répondre à ce besoin, nous offrons la fonctionnalité de facturation progressive, qui vous permet de facturer un projet par tranches en fonction de son avancement.
Cette fonctionnalité s'intègre parfaitement à notre méthode de facturation basée sur les listes de tâches, permettant aux chefs de projet de diviser leurs projets en phases distinctes (listes de tâches), chacune avec son approche de facturation unique. Les factures sont générées pour les éléments facturables en fonction de la liste de tâches à laquelle ils sont associés. Pour les phases de projet à prix fixe, la facturation peut se faire partiellement, en spécifiant un montant ou un pourcentage, ou en totalité. Afin de maintenir la cohérence de la facturation, la fonctionnalité affiche également les montants précédemment facturés pour les nouveaux clients qui ont commencé à facturer un projet en dehors de Nutcache avant d'adopter Nutcache comme outil de productivité.
De plus, la facturation progressive améliore la personnalisation des factures en offrant des options pour regrouper les éléments par liste de tâches ou par méthode de facturation afin de répondre aux préférences des utilisateurs.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité?
Les membres ayant le statut d'administrateur ou supérieur peuvent créer et gérer des factures, et les gestionnaires peuvent faire de même lorsqu'ils sont assignés.
Comment configurer le mode de facturation progressive
1) Commencez par créer un projet facturable et sélectionnez le mode de facturation progressive. Vous pouvez le faire via l'option « + Global » dans le coin supérieur droit ou via le module Projet.
NOTE: Une fois défini sur progressif, le mode de facturation ne peut pas être rétabli en mode standard.
2) Organisez votre projet en créant des listes de tâches et en attribuant une méthode de facturation à chacune.
N'oubliez pas que vos clients verront les noms de ces listes de tâches, alors choisissez-les judicieusement.
💡 CONSEIL: avant de créer une facture liée à ce projet, vous pouvez saisir les montants précédemment facturés (à partir de la fenêtre contextuelle des méthodes de facturation (1), accessible à partir de la fenêtre contextuelle Modifier le projet, et également à partir de la fenêtre contextuelle Nouvelle/Modifier la liste de tâches (2), accessible à partir de la liste de tâches elle-même) pour les nouveaux clients qui ont commencé à facturer un projet en dehors de Nutcache avant d'adopter Nutcache comme outil de productivité. Très pratique si un projet a déjà commencé à être géré dans une autre application, mais que vous souhaitez continuer à le gérer avec Nutcache.
3) À mesure que votre projet avance, enregistrez les entrées de temps et les dépenses, en les reliant à leurs listes de tâches respectives.
4) Lorsque vient le temps de facturer, vous pouvez générer votre première facture progressive via l'option « + Global », le module Facturation, ou directement depuis un projet ou un client en sélectionnant l'onglet Factures. Certaines parties de la facture peuvent être pré-remplies en fonction des entrées précédentes.
4.1) Sélectionnez une plage de dates pour permettre à Nutcache de pré-remplir votre facture avec précision;
4.2) Personnalisez votre facture en regroupant les éléments par liste de tâches ou par méthode de facturation, selon vos préférences;
4.3) Ajustez les montants de facturation et décidez du montant de chaque phase à tarif fixe à facturer, en fonction de l'avancement du projet. Facturez un montant ou un pourcentage du prix fixe du projet;
5) Après avoir finalisé votre facture, envoyez-la à votre client pour paiement. Pour en savoir plus sur la création de factures dans Nutcache, cliquez ici.
NOTE: lors de l'utilisation de la fonction de facturation progressive, les factures qui ne sont plus des brouillons ne peuvent pas être modifiées.
En suivant ces étapes, vous pouvez maintenir un processus de facturation continu pour votre projet, en ajoutant des entrées de temps et des dépenses et en créant de nouvelles factures au besoin, tout en bénéficiant de la visibilité des éléments précédemment facturés.
NOTE: lors de la création d'une nouvelle facture, Nutcache vous aide en calculant automatiquement le montant précédemment facturé pour chaque élément. Pour ce faire, il examine vos factures passées qui sont finalisées (pas en brouillon ou annulées) et s'assure que leur plage de dates se termine avant ou à la date de fin de la nouvelle facture sur laquelle vous travaillez. De cette façon, vous disposez toujours d'informations de facturation à jour pour chaque élément que vous facturez.
⚠️Considérations importantes :
Pour garantir une expérience de facturation cohérente, les projets utilisant la méthode de facturation progressive doivent être facturés individuellement, sans combiner plusieurs projets dans une seule facture.
Toutes les dépenses et les entrées de temps doivent être associées à une liste de tâches pour une facturation précise.
Une fois facturées, les entrées de temps et les dépenses ne peuvent être dissociées de leur liste de tâches, sauf si les factures associées sont supprimées.
Pour garantir la cohérence, les paramètres de facturation des listes de tâches sont verrouillés une fois le projet facturé.
Bien qu'un projet standard puisse passer à une méthode de facturation progressive, il n'est pas possible d'annuler ce changement. Une fois qu'un projet est défini sur la facturation progressive, la décision est irréversible.